据了解，邮件开篇的问题往往不在于没有开门见山，而是千篇一律的机器语言。沟通是需要暖场的，不要让读者每次都觉得他在和一台机器沟通。尤其是那些今生和你只有邮件缘分，没有见面缘分的读者。 请在开头用一句话写出你的个性，写出你的感性智慧。有一些个性的开头供参考：嘿，刚刚的发言很精彩！（这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头）

夏天的北京很舒爽吧。（这句话用在对方刚刚度假回来）

我上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。（这句话用在参加完对方组织的年会后）然后第二、三句马上进入主题。“我给你发邮件，是想核实一下……”正文内容上，提供“所有必需信息”必需，不是你想写的，是读者需要知道的，而且是所有他需要知道的。

这是一个很高的要求，如果你真的做到了，读者自然会产生“双向沟通”的感觉——你真懂我，我要的，你都给了。当你给领导提供某个商务餐会的信息时，如果你只说明时间、地点，那就不合格。他的所有必需信息，可能是：

他在上一个活动结束后，能否赶得上这个餐会？

如果要赶，什么方式过去最快？

餐会有没有重要嘉宾，是否值得他赶过去？这考察你对他人需求的敏感度和洞察力。正文格式上遵守“三个凡是”凡是能分段的，就分

你的思考以段落为单位。没有逻辑是分不出段的。同时，也不要一句话一段，这也是没有逻辑。凡是能做小标题的，就做

小标题是路标，降低了读者的阅读难度，同时防止他的阅读思维不要脱轨。

做小标题时，记得结构平行。来看一组不合格的小标题：

现行的合同条款

协商新条款

谁签署合同

这三个小标题结构不平行，第一个是名词短语，第二个是动宾短语，第三个是句子。

怎样改呢？改成结构平行的短语。这里介绍两个小窍门：

第一个窍门是， 小标题最好做成动宾短语，动宾结构是人类语言中最有影响力、最有号召力的结构。

历史上留下印记的语言，都是动宾。比如同盟会的“驱除鞑虏，恢复中华，创立民国，平均地权”，迪士尼的“制造奇迹”等。

所以刚刚那三个小标题可以改为：

回顾先行条款

协商新条款

确定签署人第二个小窍门是， 如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。

比如：

“调整结构”，写成“调结构”；

“夯实基础”，写成“夯基础”；

“振兴集镇”，写成“兴集镇”。凡是能列清单图表的，就列

清单图表不仅对方容易阅读，还能帮作者隐藏掉啰嗦的词。所谓“一图胜千文”，就是这个意思。三个凡是不仅为文字创造出“留白”，读者的眼睛需要休息，给他喘口气；而且，把你结构化的思维，视觉化给读者看到，读者表示很满意。擅于使用三个凡是的作者，不需要借助下划线或粗黑体，就能将所要强调的内容得以强调，这就是优雅的写作。